Succesvolle ondernemers: Automatiseren hun administratie

Succesvolle ondernemers automatiseren taken en processen, zodat ze meer tijd over houden om aan de kernactiviteit van hun bedrijf te besteden. Bijna alle administratieve zaken kun je automatiseren, zoals het facturatie- en declaratieproces en een deel van het klantcontact.

Automatiseren is niet enkel weggelegd voor grote ondernemingen. Vrijwel elke ondernemer kan winst behalen door de kantooromgeving te automatiseren en met automatische workflows te werken. Dit wil je doen om bedrijfsprocessen inzichtelijk te maken en snel verbeteringen door te voeren. Omdat alle informatie digitaal verwerkt wordt, is het gemakkelijker om het overzicht te behouden en verbanden te leggen. Je kunt eenvoudig rapporten genereren en die inzichten gebruiken om je klanten beter van dienst te zijn.

Begin slim en bepaal wat je behoeften zijn en welke repeterende zaken te automatiseren zijn. Maak stappen en standaardiseer de data, zodat het eenvoudig is om rapportages van belangrijke ken- en stuurgetallen te maken. Veel software geeft je de mogelijk om een digitaal klantdossier te creëren, waarmee je de basis legt onder veel processen in je bedrijf. Klantgegevens worden automatisch bijgewerkt als er zaken wijzigen of bijkomen. Werk je met collega’s, dan hebben zij op hun computer direct toegang tot actuele gegevens. Ze kunnen verschillende diensten voor een klant verlenen, terwijl die maar één keer in de database voorkomt. Dit scheelt afstemmen en over en weer e-mailen.

Automatisering maakt je bedrijf efficiënter, maar het kan het werk ook leuker maken. Zo kun je signaleringen instellen op het moment dat een medewerker of relatie bijna jarig is of een jublileum heeft. Vanuit veel software kun je mailings opstellen die gepersonaliseerd zijn en daardoor authentiek aanvoelen. Zo kun je jouw relaties verassen zonder dat het jou tijd kost. Ook helpt een geïntegreerd systeem om je marketingactiviteiten te verbeteren, omdat je inzichten uit het verleden tot je beschikking hebt om op het juiste moment contact op te nemen met een klant.

Zit je in de opstartfase, houd dan onderstaande tips in gedachten.

  • Kijk naar best practices, bijvoorbeeld van partners of bedrijven uit jouw branche die verder zijn met automatisering dan jij, zo hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden.
  • Creëer draagvlak binnen de organisatie en laat zien welke voordelen automatisering biedt om de business succesvoller te maken.
  • Start met het automatiseren van de simpelste (en saaiste) taken en processen, zoals data-invoer waarbij het risico op menselijke fouten groot is.
  • Focus op taken en processen die de meeste baat bij automatisering hebben. Ga niet te snel van start, maar zorg eerst dat je wat succes hebt geboekt.
  • Documenteer de progressie, investeringen en resultaten. En vergeet niet om je successen te vieren en te delen met je medewerkers.