4. Werkkostenregeling

31 januari 2025

 

Via de werkkostenregeling kan een werkgever zijn personeel onbelast allerlei zaken vergoeden en verstrekken. Blijft de werkgever in een jaar binnen de zogenaamde vrije ruimte, dan betaalt ook de werkgever geen belasting. Overschrijdt hij de vrije ruimte, dan betaalt hij 80% belasting via de eindheffing. Wel moet rekening gehouden worden met de gebruikelijkheidstoets.

 

4.1    Iets meer vrije ruimte werkkostenregeling in 2025

 

Via de werkkostenregeling kunt u als werkgever diverse zaken belastingvrij vergoeden of verstrekken aan uw personeel. Een bekend voorbeeld is het kerstpakket. Blijven de vergoedingen binnen de zogenaamde ‘vrije ruimte’, dan hoeft ook de werkgever hier geen belasting over te betalen. De vrije ruimte in de werkkostenregeling wordt in 2025 iets verhoogd naar 2% (in 2024 nog 1,92%) van de loonsom, tot een bedrag van € 400.000. Voor zover de loonsom hoger is, blijft de vrije ruimte over het meerdere 1,18%, net als in 2024.

 

Een en ander betekent dat de vrije ruimte in 2024 maximaal 1,92% x € 400.000 = € 7.680 bedroeg, plus 1,18% over het meerdere van de loonsom. In 2025 is dit dus maximaal 2% x € 400.000 = € 8.000, plus 1,18% over het meerdere van de loonsom. Dit betekent een kleine verhoging van de vrije ruimte van maximaal € 320.

 

Tip!

Een werkgever kan alleen gebruikmaken van de vrije ruimte als voldaan is aan de gebruikelijkheidstoets. De beoordeling van de gebruikelijkheidstoets kan lastig zijn. Als tegemoetkoming beschouwt de Belastingdienst alle vergoedingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar als gebruikelijk. Dit bedrag geldt wel in alle redelijkheid. Als het loon van uw werknemer door gebruik van deze € 2.400 bijvoorbeeld lager wordt dan het wettelijk minimumloon, mag u de € 2.400 niet (volledig) gebruiken.

 

Let op:
Als u de concernregeling toepast, wordt de vrije ruimte voor 2025 bepaald op 2% van de eerste € 400.000 van de totale loonsom van het concern en op 1,18% over het meerdere. U mag niet uitgaan van de vrije ruimte per onderdeel van het concern. De concernregeling kan dus alleen voordelig zijn als niet iedere bv binnen het concern de gehele vrije ruimte benut. Het onbenutte deel mag dan immers gebruikt worden door een andere bv binnen het concern.

 

Tip!
U kunt jaarlijks opnieuw kiezen of u de concernregeling toepast of niet. Ga eerst na of de concernregeling wel voordelig is voor u. Voor het jaar 2024 moet u dit doen uiterlijk in het tweede aangiftetijdvak van 2025. Voor het jaar 2025 hoeft u dat pas begin 2026 te doen.

 

4.2     Op tijd aanwijzen aan de vrije ruimte

 

De Hoge Raad heeft in april 2024 verduidelijkt hoe een werkgever een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling kan aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Zonder zo’n tijdige aanwijzing vormt het anders individueel bij de werknemer belast loon. Als dat niet de bedoeling is van de werkgever, is het goed om onder meer de volgende regels over het aanwijzen in acht te nemen:

 

§ De wijze waarop een werkgever kan aanwijzen, is in beginsel vormvrij. Dit kan bijvoorbeeld door een mededeling van de werkgever hierover aan de werknemer of door vastlegging in de administratie.

§ De werkgever moet wel aannemelijk kunnen maken dat zo’n aanwijzing heeft plaatsgevonden.

§ Zo’n aanwijzing moet uiterlijk plaatsvinden op het moment dat de vergoeding door de werknemer wordt genoten. Dat zal over het algemeen op het moment van uitbetalen van de vergoeding zijn.

 

Met de Belastingdienst kan een discussie ontstaan over de vraag of een bepaalde vergoeding wel kan worden aangewezen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Dit vanwege de gebruikelijkheidstoets die daarvoor geldt. Als zo’n discussie bestaat, is het belangrijk om de vergoeding tijdig aan te wijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Doet de werkgever dat niet of te laat, dan kan dat niet later nog hersteld worden, aldus de Hoge Raad. De Hoge Raad heeft wel geoordeeld dat het tegelijkertijd met het aanwijzen als eindheffingsloon ook mogelijk is om de vergoeding individueel te verlonen bij de werknemer. Op die manier kan dan de (gerechtelijke) uitkomst van de discussie met de Belastingdienst worden afgewacht.


4.3     Verhoging thuiswerkvergoeding en andere normbedragen


Voor de extra kosten die verbonden zijn aan thuiswerken, kunt u – onder voorwaarden – een onbelaste vergoeding geven aan uw werknemer. Deze onbelaste vergoeding bedraagt in 2025 € 2,40 per dag (in 2024 nog € 2,35 per dag).

 

Ook het normbedrag voor de waarde van maaltijden in bedrijfskantines (of soortgelijke ruimtes) of tijdens personeelsfeesten op de bedrijfslocatie stijgt in 2025. Bedroeg dit normbedrag in 2024 nog € 3,90 per maaltijd, in 2025 bedraagt dit € 3,95 per maaltijd.

 

Tip!
Het normbedrag verminderd met een eventuele bijdrage van uw werknemer is loon voor uw werknemer. U kunt er echter ook voor kiezen om dit loon aan te wijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte.

 

Let op:
De Hoge Raad oordeelde in mei 2024 dat aan werknemers verstrekte gezonden maaltijden die onderdeel zijn van het arboplan van de werkgever, in de jaren tot en met 2021 gericht vrijgesteld zijn. Het normbedrag van maaltijden hoeft dan in die jaren niet toegepast te worden. Helaas is de gerichte vrijstelling die hiervoor geldt met ingang van 2022 aangescherpt. Hierdoor zijn voorzieningen die evident gericht zijn op de bevordering van de algemene gezondheid van werknemers niet gericht vrijgesteld. Daarmee is het vanaf 2022 niet meer mogelijk om voor dergelijke verstrekte gezonde maaltijden de gerichte vrijstelling toe te passen. Overigens kan een voorziening die met name gericht is op de bevordering van de algemene gezondheid van de werknemer in een individueel geval toch als een verplichte arbovoorziening kwalificeren en daarom gericht vrijgesteld zijn. De werkgever moet daarvoor onder meer vaststellen dat de werknemer een gezondheidsrisico loopt vanwege zijn arbeid.

 

Voor huisvesting op de werkplek kan – onder voorwaarden – een nihilwaardering gelden. Als deze nihilwaardering geldt, dan geldt ook voor de verstrekking van energie, water en bewassing een nihilwaardering. Voorwaarden voor de nihilwaardering zijn:

 

- De werknemer woont niet op de werkplek en heeft zijn woonplek elders.

-De werknemer moet redelijkerwijs wel gebruikmaken van de huisvesting op de werkplek voor het behoorlijk vervullen van de dienstbetrekking. Denk bijvoorbeeld aan een begeleider die slaapdiensten heeft in een gezinsvervangend tehuis of de brandweerman die op de kazerne slaapt.

 

Als deze nihilwaardering niet van toepassing is en er geen sprake is van een (dienst)woning, kunt u voor de waarde van de huisvesting op de werkplek een normbedrag in aanmerking nemen. Dit normbedrag voor huisvesting en inwoning stijgt van € 6,70 per dag in 2024 naar € 6,80 per dag in 2025. In het normbedrag zijn de verstrekking van energie, water en bewassing inbegrepen.

 

Is sprake van een dienstwoning (dat is alleen het geval als de woning voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking noodzakelijk is en de werknemer redelijkerwijs niet van het gebruik van de dienstwoning kan afzien), dan vormt de huurwaarde in het economische verkeer loon voor de werknemer. Hieraan zit wel een maximum van 18% van het jaarloon van de werknemer (bij een 36-urige werkweek). Let wel, als de werknemer een arbeidsduur heeft van minder dan 36 uur per week, moet het loon herrekend worden. Bij meer dan 36 uur per week mag het loon echter niet herrekend worden naar 36 uur.

 

4.4    Onbelaste vergoedingen tijdelijke verblijfkosten 2025

 

Kosten die werknemers maken tijdens zakelijke reizen – de tijdelijke verblijfkosten – kunt u onder voorwaarden onbelast vergoeden aan uw werknemers. Voor de hoogte van deze bedragen kunt u wellicht aansluiten bij de bedragen die ambtenaren onbelast krijgen als ze op dienstreis zijn.

 

De vergoeding van de verblijfskosten kan alleen gericht vrijgesteld – en dus belastingvrij – worden als er sprake is van een tijdelijk verblijf. Uw werknemer moet dan een zogenaamde ambulante werknemer zijn. Dat is het geval als uw werknemer steeds naar verschillende arbeidsplaatsen reist of als hij/zij doorgaans 1 keer per week op maximaal 20 dagen naar dezelfde arbeidsplaats reist.

 

Let op:

Reist een werknemer vaker dan 20 dagen naar dezelfde arbeidsplaats, maar met onderbrekingen en dus niet aaneengesloten? Bij een incidentele onderbreking loopt de referentieperiode waarin de 20 dagen berekend worden gewoon door. Dat is anders bij langere onderbrekingen. Dan begint een nieuwe referentieperiode voor het tellen van de maximale 20 dagen. Om te beoordelen of een nieuwe referentieperiode begint na een onderbreking, kunt u contact met ons opnemen.

 

Behalve aan ambulante werknemers kunt u ook de tijdelijke verblijfkosten gericht vrijgesteld vergoeden van een werknemer die om zakelijke redenen (nog) niet bij de plaats van het werk gaat wonen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij tijdelijke projecten of als de werknemer nog in de proeftijd zit.

 

Het is toegestaan om voor de vergoeding van de tijdelijke verblijfkosten aan te sluiten bij de onbelaste verblijfkostenvergoedingen die ambtenaren op dienstreis kunnen krijgen. U mag dat doen voor werknemers die vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis. Verder is vereist dat u dezelfde vergoedingen toekent als volgens de cao Rijk en ook dezelfde voorwaarden hanteert. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de minimale verblijfsduur en de in de cao Rijk genoemde hoogte van de vergoedingen.

 

Let op: 

De regeling is in 2024 aangescherpt. Voorheen was het namelijk voldoende als de voorwaarden vergelijkbaar waren. Had u al vóór 2024 een vergoedingsregeling, dan mocht u die in 2024 voortzetten. Vanaf 2025 moet u echter voldoen aan de nieuwe voorwaarden.

 

De vergoedingen en gericht vrijgestelde bedragen voor ambtenaren op binnenlandse dienstreizen zijn in 2025:

 

  Verblijfkosten   Vergoeding 10.2 cao Rijk Gericht vrijgesteld

   Kleine uitgaven overdag        € 7,02                                     € 6,27

   Kleine uitgaven ’s avonds      € 20,95                                   € 12,54

   Logies                                         € 152,19                                    € 150,55

   Ontbijt                                        € 14,87                                     € 14,87

   Lunch                                         € 21,40                                     € 12,51

   Avondmaaltijd                         € 32,37                                      € 31,40

   

Let op!

Behalve dat u moet aansluiten bij deze vergoedingen, moet u dus ook dezelfde voorwaarden hanteren. Deze voorwaarden vindt u in onderdeel 10.2 van de cao Rijk.

Uit de voorwaarden komt onder meer naar voren dat een ambtenaar die de kosten van de dienstreis declareert geen betaalbewijzen hoeft bij te voegen van bovenstaande uitgaven. U kunt deze kosten daarom ook aan uw werknemer vergoeden zonder dat deze een factuur of betaalbewijs hiervan overlegt. Uiteraard moet wel aannemelijk worden gemaakt dat de werknemer daadwerkelijk voor het werk heeft gereisd en overnacht.

 

Let op:

U moet dus aansluiten bij de bedragen in de cao Rijk. Voor zover de vergoeding op basis van deze cao hoger is dan het gericht vrijgestelde bedrag, vormt dat meerdere individueel loon bij de werknemer. U kunt er ook voor kiezen het meerdere aan te wijzen in de vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte in een jaar bent u hierover 80% eindheffing verschuldigd.

 

Ook voor buitenlandse dienstreizen geldt dat aangesloten moet worden bij de voorwaarden en bedragen in de cao Rijk (zie onderdeel 10.3 van de cao Rijk). De berekening van de bedragen voor buitenlandse dienstreizen is afhankelijk van de tijdelijke verblijfplaats. Een overzicht vindt u in bijlage 6 van de cao Rijk.

 

1.5    Cafetariaregeling kan kostenneutraal

 

Met een zogenaamde cafetariaregeling kunt u vastleggen dat werknemers brutoloon ruilen voor een vergoeding voor bepaalde in die regeling vastgelegde doelen. Als voor zo’n doel een gerichte vrijstelling voor de loonheffingen geldt, kan het brutoloon netto uitbetaald worden, omdat de gericht vrijgestelde vergoeding daarvoor in de plaats gekomen is. Uw werknemer kan het gehele geruilde bedrag voor het doel inzetten.

 

Geldt er geen gerichte vrijstelling, dan kunt u het uitgeruilde doel aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte, mits dit voldoet aan het gebruikelijkheidscriterium. Ook in zo’n geval kan het brutoloon netto uitbetaald worden. U kunt als werkgever dan echter wel tegen belastingen aanlopen. Dit is het geval als het totaal van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen dat u aanwijst in de vrije ruimte in een jaar hoger is dan het bedrag van uw vrije ruimte. In zo’n geval betaalt u 80% eindheffing over het meerdere.

 

In beginsel keurt de Belastingdienst een uitruil binnen een cafetariaregeling niet goed als de ruil leidt tot een voorzienbaar nadelige transactie voor de werknemer. De Belastingdienst heeft in april 2024 echter bevestigd dat u bij de uitruil van brutoloon in een cafetariaregeling wel rekening mag houden met een eventuele eindheffing voor de werkgever als gevolg van overschrijding van de vrije ruimte. U kunt daarom met uw werknemer afspreken dat u een lager bedrag uitruilt, zodat de uitruil ook voor u als werkgever kostenneutraal verloopt.

 

Voorbeeld
In een aan de Belastingdienst voorgelegde casus wilde een werknemer met een brutomaandloon van € 3.000 onder de cafetariaregeling € 600 uitgeven voor het leasen van zonnepanelen. De werkgever had uitgerekend dat de werknemer hiervoor € 740 brutoloon moest inleveren om dit kostenneutraal te laten verlopen voor de werkgever. Bij inleveren van € 740 brutoloon en ontvangst van een nettovergoeding van € 600 in ruil daarvoor, hield de werknemer netto € 171 meer over dan zonder de ruil.

 

De Belastingdienst had geen probleem met deze ruil, waarin de werkgever in feite gecompenseerd werd om het een en ander voor de werkgever kostenneutraal te houden.

 

Let op:
De vraag die aan de Belastingdienst gesteld was, ging met name over de vraag of in deze situatie niet sprake zou zijn van een voorzienbare nadelige transactie voor de werknemer. Daarnaast kan binnen een uitruil ook altijd nog de vraag opkomen of voldaan is aan het zogenaamde gebruikelijkheidscriterium waar een aanwijzing in de vrije ruimte aan moet voldoen. In het voorbeeld ontstond daarover geen conflict, omdat de werkgever per werknemer in totaal niet meer dan € 2.400 als eindheffingsloon in de vrije ruimte aanwees.


 

5. NIEUWSBERICHTEN

25 juli 2025
1. Wet plan van aanpak witwassen aangenomen De Wet plan van aanpak witwassen is op 10 juni 2025 door de Eerste Kamer aangenomen. De wet regelt dat contante betalingen van meer dan € 3.000 door en aan handelaren niet meer zijn toegestaan. Deze beperking geldt niet voor particulieren onderling. Die kunnen dus wel meer dan € 3.000 contant aan elkaar blijven betalen. De beperking geldt ook (nog) niet voor contante betaling van diensten. Mogelijk komt er in 2027 wel een Europese verplichting om voor diensten ook een limiet in te voeren. De grens voor contante betalingen is niet in elk EU-land gelijk. Dit kan bij internationale handelaren voor moeilijkheden zorgen. Zo bedraagt de grens in Frankrijk slechts € 1.000, maar in Duitsland weer € 10.000. Het is nog niet bekend wanneer de wet ingaat. Het streven van het inmiddels demissionaire kabinet was om het verbod op contante betalingen van meer dan € 3.000 vóór 1 januari 2026 in te voeren. 2. Zo vindt u uw fiscale betalingskenmerk Bij het betalen van belastingen moet u het juiste betalingskenmerk vermelden. Weet u dit betalingskenmerk niet meer, dan zijn er verschillende manieren om dit te achterhalen. Zo kunt u met uw aangifte-, aanslag- of beschikkingsnummer op de website van de Belastingdienst zoeken via ‘ zoekhulp betalingskenmerk ’. Voor de loon- of omzetbelasting kunt u ook uw omzetbelasting- of loonheffingennummer gebruiken. Ook kunt u na het inloggen op de website van de Belastingdienst uw betalingskenmerk vinden in het ‘Overzicht betalen en ontvangen’. 3. Eerste uitspraak in massaalbezwaarplusprocedure box 3 Op 24 december 2021 oordeelde de Hoge Raad dat de forfaitaire box 3-heffing vanaf 2017 in strijd is met het Europees recht. Het kabinet besloot echter geen rechtsherstel te bieden aan belastingplichtigen van wie de aanslag op 24 december 2021 al onherroepelijk vaststond (hierna: de groep niet-bezwaarmakers). Voor deze groep is de massaalbezwaarplusprocedure ingericht. Door middel van vier proefprocedures wordt de vraag voorgelegd of het terecht is dat de groep niet-bezwaarmakers niet in aanmerking komt voor rechtsherstel. Rechtbank Den Haag heeft als eerste een uitspraak gedaan en geoordeeld dat de proefpersoon niet in aanmerking komt voor rechtsherstel. Deze uitspraak zal aan een hogere rechter worden voorgelegd: ofwel een gerechtshof, ofwel – in overleg met de Belastingdienst – meteen al de Hoge Raad. Op dit moment is er daarom nog geen definitief uitsluitsel over de vraag of de groep niet-bezwaarmakers misschien toch recht heeft op rechtsherstel. 4. Fiscale regeling rond carpoolen Welke gericht vrijgestelde vergoeding kunt u geven bij carpoolen? Gebeurt het carpoolen op eigen initiatief én met een eigen auto van een werknemer, dan mag u iedere deelnemer (bestuurder én meerijders) een vergoeding van maximaal € 0,23/km geven voor zijn eigen afstand woon-werkverkeer. Is er in deze situatie sprake van een auto van de zaak, dan mag u alleen aan de meerijders maximaal € 0,23/km gericht vrijgesteld vergoeden voor hun afstand woon-werkverkeer. Organiseert u het carpoolen met een eigen auto van een werknemer, dan mag u alleen aan de bestuurder maximaal € 0,23/km gericht vrijgesteld vergoeden, maar dan wel voor alle kilometers (eigen afstand woon-werkverkeer plus omrijkilometers voor het oppikken van de meerijders). Is er in deze situatie sprake van een auto van de zaak, dan mag u aan niemand een gericht vrijgestelde kilometervergoeding geven. 5. Controleer uw beschikking Wtl 2024 Werkgevers die recht hadden op het lage-inkomensvoordeel (LIV) of een loonkostenvoordeel (LKV) over 2024 ontvangen vóór 1 augustus 2025 de beschikking Wtl 2024. De Belastingdienst betaalt het bedrag binnen zes weken na dagtekening van de beschikking. Controleer de beschikking wel goed en maak waar nodig bezwaar binnen zes weken na dagtekening van de beschikking. Is bijvoorbeeld sprake geweest van overgang van een onderneming of van contractovernames waarbij de arbeidsovereenkomsten door de nieuwe werkgever ongewijzigd worden voortgezet? Dan heeft u mogelijk – door een arrest van de Hoge Raad en een uitspraak van een gerechtshof – toch recht op een LKV of LIV. 6. Langere tijdelijke bescherming gevluchte Oekraïners Door de Richtlijn Tijdelijke Bescherming kunnen gevluchte Oekraïners in de Europese Unie verblijven zonder dat zij asiel hoeven aan te vragen. Op de website van de IND is te vinden voor wie de Richtlijn Tijdelijke Bescherming geldt. Als de Oekraïner een arbeidsovereenkomst, een bsn, een geldig paspoort, identiteitsbewijs of reisdocument én een bewijs van verblijf (sticker in paspoort, los papier of pasje) heeft, kan hij ook werken zonder tewerkstellingsvergunning. Op 13 juni 2025 stemden de Europese ministers van Justitie en Binnenlandse Zaken in met het voorstel van de Europese Commissie om de richtlijn te verlengen tot en met 4 maart 2027. De formele besluitvorming in de Raad van de Europese Unie is voorzien op 15 juli 2025. Voor mensen die niet de Oekraïense nationaliteit hebben, maar in Oekraïne verbleven met een tijdelijke verblijfsvergunning, stopt de tijdelijke bescherming overigens definitief op 4 september 2025.

4. Uitleg over € 2.400-grens in WKR

25 juli 2025
De Belastingdienst heeft nadere uitleg gegeven over hoe de doelmatigheidsgrens van € 2.400 in de werkkostenregeling (WKR) in de praktijk wordt toegepast. Gebruikelijkheidstoets WKR In beginsel is alles wat een werkgever vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt aan een werknemer als loon belast bij de werknemer. Hiervoor geldt een aantal uitzonderingen, gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen, waar in dit artikel verder niet op ingegaan wordt. Een werkgever kan in beginsel de vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling ook aanwijzen als eindheffingsloon. De gebruikelijkheidstoets legt hier een beperking op: vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen die voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld wordt, mag een werkgever niet aanwijzen als eindheffingsloon. Let op: Tot het bedrag van de vrije ruimte (in 2025 2% van de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% daarboven) betaalt een werkgever geen belasting over de aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. Daarboven komt ten laste van de werkgever een eindheffing 80%. Doelmatigheidsgrens € 2.400 De Belastingdienst hanteert bij het beoordelen van de gebruikelijkheidstoets een doelmatigheidsgrens van € 2.400 per werknemer per jaar. Over de toepassing van deze grens bestonden in de praktijk nog vragen. De Belastingdienst heeft daarover onlangs nadere uitleg gegeven. Veilige haven De aanwijzing van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen tot een bedrag van in totaal € 2.400 per werknemer per jaar beschouwt de Belastingdienst altijd als gebruikelijk. Tot dit bedrag is sprake van een ‘veilige haven’. De Belastingdienst onderneemt dan geen actie. Het is daarbij niet van belang om welk soort kosten of beloningsbestanddeel het gaat. Zo kan bijvoorbeeld ook een bonus of eindejaarsuitkering tot een bedrag van € 2.400 binnen deze veilige haven als eindheffingsloon worden aangewezen. Wat telt mee binnen de € 2.400? Als er geen twijfel is dat de aanwijzing van een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling voldoet aan de gebruikelijkheidstoets, telt deze niet mee voor de € 2.400-grens. Dat geldt bijvoorbeeld voor een vergoeding waarvoor een gerichte vrijstelling geldt. Denk bijvoorbeeld aan een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer tot maximaal € 0,23 per kilometer. Maar ook van overige (niet gericht vrijgestelde) vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen kan de aanwijzing zonder twijfel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Bijvoorbeeld omdat de gebruikelijkheid hiervan vooraf is afgestemd met de Belastingdienst. Voorbeeld Een werkgever geeft aan een werknemer een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer van € 1.500 (tegen de gerichte vrijstelling van maximaal € 0,23 per kilometer). Daarnaast heeft de Belastingdienst aan de werkgever bevestigd dat de aanwijzing van de door de werkgever geïmplementeerde fietsregeling voor € 2.000 per fiets gebruikelijk is. In dat jaar geeft de werkgever geen andere vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen. In december wil de werkgever een eindejaarsuitkering van € 2.400 aanwijzen als eindheffingsloon. De werkgever overschrijdt daarmee de grens van € 2.400 niet, omdat de reiskostenvergoeding en de fiets voor die grens niet meetellen. Beoordeling bij overschrijding van € 2.400-grens Wijst de werkgever voor meer dan € 2.400 per werknemer per jaar als eindheffingsloon aan, dan kan tot een bedrag van € 2.400 een beroep gedaan worden op de doelmatigheidsgrens. Boven dit bedrag kan de Belastingdienst de gebruikelijkheid echter wel toetsen. Voorbeeld Een werkgever geeft een bonus van € 4.000 en wil deze aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de WKR. In dit voorbeeld geeft de werkgever geen andere vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen. Dit betekent dat de werkgever voor € 2.400 gebruik kan maken van de doelmatigheidsgrens, maar dat voor een bedrag van € 1.600 de gebruikelijkheid ter discussie staat. Houd er rekening mee dat de Belastingdienst deze € 1.600 over het algemeen niet gebruikelijk zal vinden.

3. Aankoop in EU door btw-vrijgestelde ondernemers

25 juli 2025
Volledig btw-vrijgestelde ondernemers en ondernemers die de kleine ondernemersregeling (KOR) toepassen, hoeven in principe geen btw-aangifte te doen. In sommige gevallen zijn zij dit echter incidenteel wel verplicht. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn voor een btw-vrijgestelde ondernemer of ondernemer die de KOR toepast als zij in een ander EU-land goederen kopen of diensten afnemen. Grens van € 10.000 per kalenderjaar Om te beginnen, is van belang of de ondernemer per kalenderjaar al dan niet voor € 10.000 of meer aan aankopen in een ander EU-land doet. Is dit niet het geval, dan hoeft u als Nederlandse afnemer hiervan geen btw-aangifte te doen. U mag dan geen Nederlands btw-identificatienummer verstrekken aan de leverancier en krijgt een factuur met buitenlandse btw. Wel btw-aangifte Koopt u voor € 10.000 of meer per kalenderjaar aan goederen in een ander EU-land, dan moet u hiervan wel btw-aangifte doen in Nederland. Dit moet u doen vanaf de aankoop waarmee u de grens van € 10.000 overschrijdt. U moet bij uw belastingkantoor verzoeken om een btw-aangifte. Btw-aangifte op verzoek U mag ook al vanaf de eerste aankoop in de EU btw-aangifte doen, maar moet hiertoe wel eerst een verzoek indienen bij de Belastingdienst. Als dat verzoek wordt ingewilligd, verstrekt u aan uw leverancier(s) uw Nederlandse btw-identificatienummer en krijgt u een factuur zonder btw. Let op: Dit betekent echter niet dat u geen btw verschuldigd bent. De btw geeft u immers aan in uw btw-aangifte bij vraag 4b. U mag echter de btw niet bij vraag 5b terugvragen, omdat u een volledig btw-vrijgestelde prestatie verricht. In plaats van buitenlandse btw bent u dan dus Nederlandse btw verschuldigd. Accijnsgoederen en nieuwe auto’s Voor de inkoop van accijnsgoederen en nieuwe of bijna nieuwe auto’s in een ander EU-land moet u altijd btw-aangifte doen in Nederland. U betaalt dan ook de Nederlandse btw. Aparte regeling voor diensten Ook voor diensten geldt een aparte regeling. Diensten die verricht zijn door een ondernemer in een ander EU-land en die in Nederland met btw belast zijn, geeft u ook aan in Nederland. Van de buitenlandse dienstverrichter krijgt u een factuur zonder btw, waarop staat dat de btw naar u verlegd is. De diensten uit een ander EU-land geeft u aan vanaf de eerste euro. De drempel van € 10.000 geldt dus niet voor diensten. Let op: Het bovenstaande kan anders zijn als uw leverancier de kleine ondernemersregeling toepast of als het afstandsverkopen of margegoederen betreft. Een eerste indicatie of u incidenteel btw-aangifte moet doen, kunt u krijgen met de checklist op de website van de Belastingdienst. Neem voor meer informatie over uw eigen situatie contact op met onze adviseurs. Zij helpen u graag verder.